How Do I Organize My Day?

Hi! It may seem out of topic, but a few of you have asked me how I keep myself and my homeorganized. I don´t think I have it boiled down to perfection,but I seem to get by. Being organized helps me keep sane, make the most of my time, keep a decluttered mind, and enjoy my family and myself. I divided the post into two: the crucial aspects of being organized and how I organize myself. What works for me might not be the best option for you, but by sharing I hope you get some useful ideas. 

 Let´s start with 3 crucial points in order to be organized.

1.     Write it down. You need some kind of agenda, planner, to do list, white board etc. These are very important tools in order to achieve a clutter free mind. Why take up space in your brain with things you need to remember? When you can write them down and have that serve as your reminder. Makes sense, really. Personally, I divide my to-do’s on a planner and Google Calendar on my Iphone. I use a planner that has space for a To Do List, and extra pages at the end,I use my planner to write down detailed eventsallowing me to have a broader view of each month. I like to write down my To Do List for each week, phone calls I need to make, payments, etc. I would seriously lose my mind without my planner. There are a lot of cute options out there, so go and get one you love. 

2.     Categorize/Separate. Separate into different topics, like work, family, appointments, social life. Etc. With Google Calendar,I use a different color for each person in my family. This makes it easy to identify the type of event.I write down school events, Dr. appointments, parties, flights, and anything else involving them.

3.     My life saver: Plan Ahead. Alwaystry to THINK ahead and DO ahead of time. What do I mean by this? There are many things you can do ahead of time that can save you time. Set your clothes out for the following day, prepare lunches, prepare your week. These are just a few examples. You can do short-term planning and long-term planning. 

 So there you have it. These are crucial aspects of how I keep organized, making the most of my time, and having that extra time to do things I enjoy. 

So what´s a typical day for me? How do I organize myself and my home?

 Let me start by saying, I do not do it alone. Alovely lady helps me at home and loves my children dearly. She has known my number 2 since he was 3 months old, andhas been there since birth for the two girls. She is practically a part of the family. 

AM 

Monday- house chores. I wake up, put on gym clothes (which I set out one day before), change my kids, set up lunch boxes, and out the door. I am dropping off the last ones at 9:00am. In case you are wondering, my baby stays at home. I go tothe Farmers Market, then to the grocery store, the drycleaners, and any other home related stop needed. I go back home, drop off everything, and do a 30 minute exercise routine at home (it’s called ZwagFIT, totally recommend it). My life right now doesn´t give me enough time to go to a gym, although I´d really like to. I am sure one day I´ll be back there. I play some time with my baby, take a shower, get some work done, and take off to pick up the kids. 

PM 

We get home and have lunch. My 2 baby girls take a nap after lunch and my two boys play a while. 
Perfect time totake a pause. I lie down for a while when the kids are playing, and read or just rest, I take time for myself and reboot. Highly recommend this. Now,we are ready for afternoon classes! My three older kids have swimming classes, so we go to that, take a bath there, and most of the time a dessert and park afterwards. We get home around 6:00pm. I let them play for a while and 6:45pm dinner, no bath because they took a bath at swimming class, a little screen time or reading time, anddddd……..8:00 LIGHTS OUT! All of them! I like to keep a routine for myself and them. Having a routine makes a toddler feel secure and happy. They always know what´s next. (I already have a post up, where you can read about the benefits of having routines for your kids). 

 The rest of the week is pretty much the same, except when I drop the kids off, I go back home to exercise and take a bath. After that I get stuff done around the house and work a while before I have to go pick up the kids. If I have an appointment to go to a client’s home I usually do it in the morning and push my exercise for later. I sometimes do it after lunch when the kids are playing, and the girls are napping. Point being, I try to squeeze my exercise in at some point of the day, at least 3 to 4 times a week. 

 In the afternoonsI like to prepare for the next day.This goes for everyone. For my kids, I set their uniforms for the following day.This includes but is not limited to: underwear, socks, bows, prepare their lunches, backpacks ready homework included, and anything else they need for the following day. The same goes for the weekends. I have their clothes out the day before for Saturday and Sunday. Total time saver! It seems like not much, but believe me, it makes a difference. This way my husband can give mea hand, I have everything set out, he doesn´t even have to look in the drawers. I alsopick out my clothes out for the following day. 

On the evenings, when all of the kids are asleep I like to vary my routine. Some days I like to work, and getahead of emails and posts. Other days, I feel like reading, and other times I like to watch TV series, yep, guilty, or a movie with the hubs. It all depends on the mood, but I do like to switch it around. We also try to fit in date night, once a week, usually on Thursdays. Can´t stress enough how important it is. With four kids around, it is sometimes difficult to get a whole sentence across, and when we do, it’s basically to check off something from a list.

 My diaper bags are always set and ready to go! Each Sunday evening, I check them and make sure they are organized, restocked, and ready,just in case I need to run out the door. I use one for the two boys and one for each girl. Why? In the boys’ diaper bag I like to carry an extra set of clothes,in case of emergencies,like spilling water or who knows. I also have on hand 2 coloring books, crayons, portable toilet seat, small first aid kit with band aids, Neosporin, my doTERRA oils, sunblock, and hand sanitizer. Since the girls still use diapers, their diaper bag includesdiapers, wipeys(as my 2ndson likes to call them), extra set of clothes, small blanket, hand sanitizer, and all the baby essentials. This makes my exit a lot easier and faster. If I took the time to check these bags every time I have to leave the house, it would take me literally 15 to 20 minutes. If I use something one day, I replace it when I get home.

 Each Sunday night I like to look at my planner and I plan out each day. What I need to do, what I want to do, and I prioritize. I know I can´t do everything, so I have to plan out each week.  I have a few things that are set in stone, and that really works. Every single Monday I go to the Farmers Market that´s a few blocks from my house. I don´t miss it because they are only there on Mondays, and they have the best fruit and vegetables. I do my nails every 2 weeks, so that´s always on my schedule, and I work around that. 

 The key, really, is to plan and know your day ahead of time. That´s how you get most things done, don´t have a cluttered mind, and don´t feel anxious because you didn´t get things done.

 On Friday evenings I like to have snacks ready for the weekend. The kids always ask for cucumber, pineapple, or watermelon so I like to have these peeled, cut, and ready to go. I also take out their clothes for the weekend and recheck diaper bags, don´t want any surprises. I also make sure Lucia, my baby, has her baby food steamed and pureed for the weekend. 

 Don´t let the day control you and run over you. Instead, take control of the day and run it how it best suits you. 

Hola! Puede parecer fuera de tema, pero algunos de ustedes me han preguntado cómo me mantengo a mí mismo y a mi hogar organizado. No creo que lo haya reducido a la perfección, pero parece que me las arreglo. Estar organizado me ayuda a mantenerme sano, a aprovechar mi tiempo, a tener una mente tranquila y a disfrutar de mi familia y de mí mismo. 

Dividí el post en dos: los aspectos cruciales de la organización y cómo me organizo. Lo que a mí me funciona quizás no sea la mejor opción para ti, pero al compartir espero que obtengas algunas ideas útiles. 

 Empecemos con 3 puntos cruciales para poder organizarnos. 

1. Escríbelo. Necesitas algún tipo de agenda, planificador, lista de tareas, pizarra blanca, etc. Estas son herramientas muy importantes para lograr una mente libre de desorden. ¿Por qué ocupar espacio en tu cerebro con cosas que debes recordar? Cuando puede escribirlos y hacer que sirvan como su recordatorio. Realmente tiene sentido. Personalmente, divido mis tareas en un planificador y Google Calendar en mi Iphone. Utilizo un planificador que tiene espacio para una lista de tareas pendientes, y páginas adicionales al final, uso mi planificador para anotar eventos detallados que me permiten tener una visión más amplia de cada mes. Me gusta escribir mi lista de tareas para cada semana, las llamadas telefónicas que necesito hacer, los pagos, etc. Me volvería loca sin mi planificador. Hay muchas opciones lindas por ahí, así que ve y consigue una que te guste. 

2. Categorizar / Separar. Separa en diferentes temas, como trabajo, familia, citas, vida social. Etc. Con Google Calendar, uso un color diferente para cada persona de mi familia. Esto hace que sea fácil identificar el tipo de evento. Escribo eventos escolares, citas con el Dr., fiestas, vuelos y cualquier otra cosa que los involucre. 

3. Mi salvavidas: Planifique con anticipación. Siempre trate de PENSAR por adelantado y HÁGALO con anticipación. ¿Qué quiero decir con esto? Hay muchas cosas que puede hacer con anticipación que pueden ahorrarle tiempo. Prepare su ropa para el día siguiente, prepare almuerzos, prepare su semana. Estos son solo algunos ejemplos. Usted puede hacer la planificación a corto plazo y a largo plazo. Escribir (en papel o en una aplicación) lo obliga a “comprometerse” con lo que tiene que hacer. De una idea se convierte en una prioridad o tarea. 

 Entonces ahí lo tienes. Estos son aspectos cruciales de cómo me mantengo organizado, aprovechando al máximo mi tiempo y teniendo ese tiempo adicional para hacer las cosas que disfruto. 

Entonces, ¿cuál es un día típico para mí? ¿Cómo me organizo yo y mi hogar?

 Déjame empezar diciendo, no lo hago solo. Una mujer encantadora me ayuda en casa y ama a mis hijos cariñosamente. Ella conoce mi número 2 desde que tenía 3 meses de edad y ha estado allí desde que nació para las dos niñas. Ella es prácticamente una parte de la familia. 

AM

Lunes- pendientes de la casa. Me levanto, me pongo la ropa de gimnasia (que me seleccione un día antes), cambio a mis hijos, preparo loncheras de almuerzo y salgo por la puerta. Estoy dejando los últimos a las 9:00 am. En caso de que te lo preguntes, mi bebé se queda en casa. Voy al mercado sobre ruedas, luego a la tienda de comestibles, a la tintoreria y a cualquier otra parada relacionada con el hogar que sea necesaria. Vuelvo a casa, dejo todo y hago una rutina de ejercicios de 30 minutos en casa (se llama ZwagFIT, la recomiendo totalmente). Mi vida en este momento no me da suficiente tiempo para ir a un gimnasio, aunque realmente me gustaría. Estoy seguro de que algún día volveré allí. Juego un tiempo con mi bebé, tomo una ducha, hago cosas del trabajo y me voy a recoger a los niños. 

 PM

Llegamos a casa y almorzamos. Mis dos hijas toman una siesta después del almuerzo y mis dos hijos juegan un rato. El momento perfecto para tomar una pausa. Me acuesto por un rato cuando los niños están jugando, y leo o simplemente descanso, me tomo un tiempo para mí y reinicio. Recomiendo altamente esto. 

 Ahora, estamos listos para las clases de la tarde! Mis tres hijos mayores tienen clases de natación, así que vamos a eso, tomamos un baño allí, y la mayoría de las veces un postre y vamos al parque después. Llegamos a casa alrededor de las 6:00 pm. Los dejo jugar un rato y la cena a las 6:45 pm, sin baño, porque se bañaron en la clase de natación, un poco de tiempo en la pantalla o leyendo, y ... ¡Todos a dormir a las 8:00! 

 Me gusta mantener una rutina para mí y para ellos. Tener una rutina hace que un niño pequeño se sienta seguro y feliz. Ellos siempre saben lo que sigue. (Ya tengo una blog post, donde puede leer sobre los beneficios de tener rutinas para sus hijos). El resto de la semana es más o menos lo mismo, excepto cuando dejo a los niños, vuelvo a casa para hacer ejercicio y tomar un baño. Después de eso, hago cosas por la casa y trabajo un poco antes de ir a recoger a los niños. Si tengo una cita para ir a la casa de un cliente, generalmente lo hago por la mañana y hago mi ejercicio en la tarde. A veces lo hago después del almuerzo cuando los niños juegan y las niñas duermen la siesta. En realidad, trato de meter mi ejercicio en algún momento del día, al menos de 3 a 4 veces por semana. 

 Por las tardes me gusta prepararme para el día siguiente. Esto va para todos. Para mis hijos, les saco sus uniformes para el día siguiente. Esto incluye, pero no se limita a: ropa interior, calcetines, moños, preparar sus almuerzos, mochilas con tareas incluidas, y cualquier otra cosa que necesiten para el siguiente dia. 

Cuando todos los niños están dormidos, me gusta variar mi rutina. Algunos días me gusta trabajar y adelantar correos y publicaciones. Otros días, tengo ganas de leer, y otras veces me gusta ver series de televisión, sip, culpable, o una película. Todo depende del estado de ánimo, pero me gusta cambiarlo. También tratamos de encajar ¨date night¨, una vez a la semana, generalmente los jueves. No puedo enfatizar lo suficiente lo importante que es. Con cuatro niños alrededor, a veces es difícil transmitir una oración completa, y cuando lo hacemos, es básicamente tachar algo de una lista o ver algun pendiente.

 Lo mismo ocurre con los fines de semana. Selecciono la ropa el día anterior para el sábado y el domingo. Ahorro de tiempo total! Parece que no mucho, pero créeme, hace una diferencia. De esta manera, mi esposo puede echarme una mano, tengo todo listo, ni siquiera tiene que mirar en los cajones. También selecciono mi ropa para el día siguiente. ¡Mis bolsas de pañales están siempre listas y listas para usar! Cada domingo por la noche, los reviso y me aseguro de que estén organizados, reabastecidos y listos, por si acaso necesito salir corriendo. Yo uso uno para los dos niños y uno para cada niña. ¿Por qué? En la bolsa de pañales para niños me gusta llevar un conjunto extra de ropa, en caso de emergencias, como derramar agua o quién sabe. También tengo a mano 2 libros para colorear, crayones, asiento de inodoro portátil, kit pequeño de primeros auxilios con audífonos, Neosporin, mis aceites DoTERRA, bloqueador solar y desinfectante de manos. Dado que las niñas aún usan pañales, su bolsa de pañales incluye pañales, toallitas (como a mi segundo hijo les gusta llamarlas), ropa adicional, manta pequeña, desinfectante de manos y todos los artículos esenciales para bebés. Esto hace que mi salida sea mucho más fácil y rápida. Si me tomara el tiempo de revisar estas bolsas cada vez que tuviera que salir de la casa, me llevaría literalmente de 15 a 20 minutos cada vez. Si uso algo un día, lo reemplazo cuando llego a casa.  

Cada domingo por la noche me gusta mirar a mi planificador y planeo cada día. Lo que necesito hacer, lo que quiero hacer y priorizar. Sé que no puedo hacer todo, así que tengo que planificar cada semana. Tengo algunas cosas que están escritas en piedra, y eso realmente funciona. Todos los lunes voy al mercado sobre ruedas que está a pocas cuadras de mi casa. No le fallo porque solo están allí los lunes, y tienen las mejores frutas y verduras. Me hago manicure y pedicure cada 2 semanas, así que eso siempre está en mi agenda y me organizo alrededor de eso. 

La clave, en realidad, es planificar y conocer tu día antes de tiempo. Así es como haces la mayoría de las cosas, no tienes la mente abarrotada y no te sientas ansioso porque no hiciste las cosas.

 Los viernes por la noche me gusta tener bocadillos listos para el fin de semana. Los niños siempre piden pepino, piña o sandía, así que me gusta tenerlos pelados, cortados y listos para usar. También me saco la ropa para el fin de semana y vuelvo a revisar las bolsas de pañales, no quiero sorpresas. También me aseguro de que Lucía, mi bebé, tenga su papilla hecha para el fin de semana. 

 No dejes que el día te controle y te pase por encima. En su lugar, tomas el control del día y lo ejecutas como mejor te convenga.